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搞会务的这些细节!

2020-06-06

对于大型会议,带头者应把握总体方向,控制重点,细化细节。准备时,您应该尽可能地详尽和实用。这是对人们的整体计划,计划和执行的检验。     准备会议时,可以做哪些工作?     

1  会议前的准备  

(1)制定计划  内蒙古会议会展计划是组织会议的总体安排,主要包括名称,目的,时间,地点,与会人员,主要议程,会议工作任务和会议职责分工。会议计划要简洁明了,具体明确,可操作性强,必须报请有关领导批准。会议计划确定后,主办部门应召集有关部门召开会议工作协调会议,协调各部门按照计划要求履行各自的职责。  

(2)清除任务  在会议的筹备阶段,主要任务如下:  

2.会议通知草稿。会议通知的内容主要包括会议名称,主要内容,注册时间和地点,与会人员,注册要求,联系人姓名和电话号码。会议通知要求准确,清晰,简洁的措辞,尤其是时间和地点应明确。时间通常应指示年,月和日。不能使用“明天”,“获取”等容易混淆的词:会议地点必须准确到特定楼层的门牌号,例如:办公大楼六楼的第三会议室。  

3.发布会议通知。通知会议的方式有很多,例如电话,短信,书面邮件和Intranet邮件等。您可以根据情况同时选择一个或多个。重要的是要注意在发布通知时:首先,机密性,机密会议不能通过SMS或微信发布。第二个是负责任的,必须确保将会议通知及时发送给与会人员。对于书面通知,必须准备签字登记表,并且必须对每个通知进行签名和确认。通过电子邮件发送,以保留收据的方式。它是通过SMS或微信发送的,应要求接收者及时回复。  3.实施参与者。统计摘要会议上请假的人员名单,并在必要时核实请假情况。仔细检查与会人员名单,以确保没有差异,并打印一份请假人员名单,以便及时向领导者或会议主持人汇报。  

4.协调领导的在场。呼和浩特装饰设计根据会议的要求,邀请领导人以多种方式参加会议,例如当面报告,电话,短信,微信等。着重提醒领导人会议时间,地点,主要参与者(部门)人员和议程。在会议开始前约1小时以适当的方式提醒领导者开会时间。 

 5.预订会议室。确定会议时间后,您应立即联系后勤,物业和其他会议室管理服务部门预订会议室,并请物业服务人员协助进行初步准备工作,例如清洁,摆放桌子和椅子。如果有来自外部单位的人参加,请事先制作一张导游卡。 

 6.编辑会议的说明。全省省级商务工作会议,全行干部职工大会,年中工作会议等大型会议必须印制。这些说明必须准确,清晰和周到。主要内容包括:满足纪律要求,日程表,日程表,日程表,与会者列表,小组列表,食宿安排,登机安排,值班电话,会议人员名单和联系信息,注意事项等。         7.制作会议文件。根据会议的需要,制作了各种文件,例如代表卡,出境(清单)卡,出入境卡,工作许可证和车辆通行证。证书的制作应结合会议的主题和内容,遵循美观,经济适用,易于识别,易于管理,有利于安全的原则。  

8.场地布置。主要是指讲台和附属设施的布置。总体要求是和谐,庄重并与会议的主题和内容一致。一是合理安排讲台。讲台是场地的焦点和中心。它体现了整个会议的风格和氛围,是重点。

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